출장 경비

프로세스 개요

여행 전 –

1. 수혜자가 출장 필요성을 확인함
2. 수혜 기관은 XXX 양식을 사용하여 DRPT에 이메일로 출장 사전 승인을 제출합니다.
3. DRPT는 수혜자에게 승인 사실을 통보합니다
4. 수혜자가 여행 경비(호텔 등)를 예약합니다

여행 중 –

1. 수혜자는 상환 가능한 모든 경비에 대한 영수증을 보관해야 합니다
   1. 호텔에서는 반드시 잔액이 0인 영수증을 받아두세요
   2. GSA의 경비 한도를 유의하시기 바랍니다
      1. 예: 호텔에 컨티넨탈 조식이 포함되어 있는 경우, 해당 비용은 일당에서 제외됩니다.
      2. 예: 회의에 식사가 포함된 경우, 해당 식사비는 일당에서 제외됩니다.

여행 후 –

1. 수혜자는 모든 증빙 서류를 첨부하여 해당 보조금에 대한 환급 청구를 제출합니다.

주요 내용:

여행 전 반드시 DRPT에 확인하세요! DRPT 담당자가 궁금한 점을 해결해 드리고, 어떤 경비를 환급받을 수 있는지 안내해 드릴 수 있습니다.

퍼플 북 본문

6 절.3 – 출장 경비 정산 

DRPT는 보조금 프로젝트와 직접 관련된 공무 또는 연수 목적으로 출장하는 직원에게 발생한 합리적이고 필요한 경비를 지급합니다. 보조금을 개인의 안락함, 편의 또는 취향을 충족시키는 데 사용하는 것은 허용되지 않습니다. 출장비는 공개되며, 대중의 감시를 견뎌낼 수 있어야 합니다. 여행 경비를 계획하고 지불할 때, 여행객과 여행 기획자는 여행 비용을 절감할 방법을 모색해야 합니다. 의사결정 과정에서는 경제성, 신중함, 그리고 필요성을 최우선으로 고려해야 한다. 

FTA 제 5311 조에 따른 농촌 대중교통 지원 프로그램(RTAP) 및 소도시 교육 프로그램과 관련된 여행 경비에 대해서는 제 9 장을 참조하십시오.0. 

DRPT는 숙박비, 주행 거리비 및 일당에 대해 주 및 연방 정부가 승인한 요율에 따라, 해당 요율 한도 내에서만 여행 경비를 지급합니다. AirBnB, Vrbo 및 기타 홈셰어링 서비스를 통해 예약한 숙소는 여행 경비에 포함되지 않습니다. The Commonwealth of Virginia uses the GSA rates for Lodging and Meals & Incidentals Expenses (M&IE) and IRS mileage rate. GSA 요금은 일반적으로 매년 10월 1일부터 9월 30일까지인 연방 회계연도를 기준으로 공고됩니다. 국세청(IRS)은 매년 1월 1st.에 마일리지 요율을 갱신합니다. DRPT의 출장 경비 정산 규정은 DRPT가 관리하는 모든 주 및 연방 자금, 해당 보조금에 대한 관련 지방 분담금, 그리고 보조금으로 처리되는 업무를 수행하는 컨설턴트에게 적용됩니다. 

출장 중 식사: 식사비 보상은 1박 이상의 출장 시에만 적용됩니다. 당일치기 여행의 식사비는 경비 청구가 불가능합니다. 주류 구매 비용은 경비 청구가 불가능합니다. GSA의 M&(출장 중 식사) 요율 및 지급 대상 금액은 연중 시기, 지역, 식사 제공 여부 및 출장 일수에 따라 달라집니다. 요금은 여행 일정을 잡았을 때와 실제 여행 날짜 사이에 차이가 있을 수 있습니다. 따라서 청구 시 정확한 금액이 적용되도록 GSA 요율과 규정을 꼼꼼히 확인하는 것이 중요합니다. DRPT는 GSA의 일당 기준액에 한해 비용을 지급합니다. 

숙박비: 직원이 담당 업무 지역 또는 프로그램/프로젝트 수행 지역 밖에서 공무로 인해 1박 이상 체류하는 경우, 숙박비를 지급받을 수 있습니다. 출발 전에 소속 기관에서 배정받은 DRPT 프로그램 관리자에게 문의하여 1박 이상 소요되는 출장에 대한 경비 청구가 허용되는지 확인하십시오. 숙박비는 GSA의 숙박 지침 및 요율을 준수해야 하며, 합리적이고 필요한 범위 내에서 지출되어야 합니다. GSA 숙박비 기준을 초과하는 금액과 이에 따른 세금 및 수수료는 환급되지 않습니다. 숙박비가 GSA 요율을 초과하는 경우, 세금 및 수수료를 비례 배분해야 하며, 청구서에는 재계산된 숙박비가 명시되어야 합니다. 호텔 예약 영수증만으로는 숙박이 실제로 이루어졌다는 증거로 충분하지 않습니다. 청구 시 실제 호텔 숙박 영수증과 입금 확인서를 반드시 제출해야 합니다. 

여행 사전 확인: 컨퍼런스, 워크숍, 교육 등 숙박이 필요한 행사에 참석하기 위해 여행 일정을 확정하거나 비용을 지출하기 전에 , 지원금 수혜자는 DRPT 프로그램 관리자에게 연락하여 자격 요건에 대한 “사전 확인”을 받아야 합니다. DRPT 프로그램 관리자는 워크숍, 교육 또는 컨퍼런스가 보조금 프로젝트와 관련이 있어 지원 대상 비용에 해당하는지 검토하고, 참석 직원을 확인한 뒤 계획된 출장 일정이 정확하고 타당한지 검토할 것입니다. “사전 검토”는 보조금 수혜자가 적절하고 환급 대상에 해당하는 출장 경비를 지출하도록 보장하는 데 도움이 됩니다.  

여행을 예약하고 경비를 지출하기 전에, 지원금 수혜자는 DRPT 프로그램 관리자에게 다음 정보를 보내 “사전 확인”을 받아야 합니다:  

• 회의, 워크숍, 교육 등의 명칭, 내용, 장소 및 일정 
• 참석 예정인 직원 명단 
• 각 참가자의 숙박 일정 
• 숙박비(객실 요금, 숙박 일수 및 예상 세금 포함) 
• 매일 식사 일당 비용 산정 
• 항공권, 지상 교통편(기차, 버스, 렌터카), 셔틀, 택시/우버/리프트, 수하물 요금 등의 예상 비용  

이 정보는 DRPT가 승인한 사전 승인 워크북을 사용하여 신속하게 산출할 수 있습니다. DRPT 프로그램 관리자는 요청 시 이 워크북을 제공해 드릴 수 있습니다.